Wir freuen uns sehr, mit Keyed einen vertrauensvollen und zuverlässigen Experten für Datenschutz und Datensicherheit an unserer Seite zu haben. Damit sind wir bei Applysia einen weiteren wichtigen Schritt gegangen, um den Schutz personenbezogener Daten sowohl intern als auch für unsere User*innen gewährleisten zu können.
Datenschutz und Datensicherheit spielen insbesondere bei der Digitalisierung von Daten und dem Umgang mit personenbezogenen Daten eine besondere Rolle. Bei Applysia fallen täglich hunderte von Daten an, wie Lebensläufe (einschließlich Zeugnisse der Berufserfahrung) sowie Beurteilungstests und -berichte, die rechtssicher und datenschutzkonform verarbeitet und gespeichert werden müssen. Applysia nimmt seine Verantwortung als digitale Software für Personalauswahl und -entwicklung besonders ernst und hat aufgrund dessen den Datenschutz mit Keyed optimiert.
Um die Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit bei digitalen Personal(vor)auswahlverfahren zu erläutern, haben wir hier die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Was ist Datenschutz in der Eignungsdiagnostik?
Applysia ist an der DIN 33430 orientiert. Das bedeutet, dass sämtliche allgemeine qualitätssichernde und -optimierende Standards, die in der DIN für Eignungsdiagnostik aufgestellt werden, bei Applysia berücksichtigt und entsprechend umgesetzt werden. Die DIN 33430 definiert auch Regeln für den Datenschutz bei der Personalauswahl. Diese Regeln helfen Unternehmen dabei, den Schutz personenbezogener Daten einzuhalten und schwerwiegende Konsequenzen bei deren Verletzung zu vermeiden. Denn Datenschutzverstöße können Unternehmen je nach Schweregrad bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes kosten.
Datenschutz definiert in der Eignungsdiagnostik das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, was Teil des Persönlichkeitsschutzes ist. Das bedeutet, dass es jedem Menschen selbst überlassen ist, welche Informationen über ihn erhoben, gesammelt oder verarbeitet werden dürfen. Dazu gehören Daten über die berufliche Situation, die Qualifikationen und den persönlichen Werdegang sowie Angaben zur religiösen, politischen oder sexuellen Orientierung, zur ethnischen Herkunft und zur Gesundheit. Verstöße in diesem Bereich können als Ordnungswidrigkeit oder sogar als Straftat verurteilt werden.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von Kandidat*innen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses ist nach dem Absatz 1 des § 32 BDSG nur rechtens, wenn eine Entscheidung über die Beschäftigung dies begründet. Diese Bestimmungen gelten nicht nur für digitale Datenverarbeitung, sondern auch für manuell erfasste und gespeicherte Daten, etwa in physischen Papierakten. Es dürfen auch zusätzliche Informationen über Mitarbeiter*innen erfasst werden, sofern diese für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind (zum Beispiel Angaben zur Konfession für steuerliche Zwecke).
In jedem Fall dürfen Bewerbungsunterlagen auch nur für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, wobei keine genaue Aufbewahrungsdauer festgelegt ist. Nach der Entscheidung über die Besetzung dürfen die Unterlagen bis zum Ablauf der Frist für mögliche Diskriminierungsansprüche behalten werden. Laut § 15 Abs. 4 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes beträgt diese Frist zwei Monate nach der Bekanntgabe der Auswahlentscheidung.
Optimierter Datenschutz bei Applysia mit Keyed
Die Software von Applysia erfüllt nach DIN 33430 alle Standards zum Datenschutz von personenbezogenen Daten. An erster Stelle ist Applysia nach dem Privacy by Design-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass wir bereits bei der Entwicklung und Weiterentwicklung unserer Software den Datenschutz mitdenken und dementsprechend unsere Entwicklungen vornehmen
Darüber hinaus überprüfen wir kontinuierlich, dass organisatorische und technische Maßnahmen durchgeführt werden, die dafür sorgen, dass bei Applysia der höchstmögliche Datenschutz gewährleistet werden kann. Auf diese Weise haben wir ein sicheres Passwort- und Berechtigungsmanagement-System aufgestellt, welches den Zugriff auf Assessments und somit auf vertrauliche Daten schützt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, automatische Löschfristen in jedem Assessment zu aktivieren, sodass z.B. nach zwei Monaten die Daten automatisch DSGVO-konform gelöscht werden. Unsere Nutzer*innen können die Daten problemlos herunterladen und weiterverarbeiten und brauchen sich keine Gedanken über die rechtskonforme Löschung der angesammelten Daten in der Software zu machen.
Bereits seit 2023 unterstützt uns Keyed tatkräftig bei der Erstellung und Überwachung sowie Beratung bei Datenschutz-Strategien mit einem externen Datenschutzbeauftragten. Dieser unterstützt uns mit einem umfangreichen Datenschutzkonzept für die effiziente und rechtssichere Umsetzung des Datenschutzes. Wir sind sehr froh, mit Keyed die Sicherheit und den Schutz der Daten von Kund*innen europaweit optimieren zu können.
Hier findet ihr mehr Informationen über den Datenschutz bei Applysia. In unserer Datenschutzerklärung sind weiterführende Informationen enthalten.
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