Personalmagazin: Barrieren der Digitalisierung in HR – Update

Der heutige Artikel ist ein Update zu unserem Blogbeitrag aus 2023 zum Personalmagazin 2022 und befasst sich mit den Herausforderungen der Digitalisierung in HR. Gemeinsam betrachten wir die Ergebnisse der aktuellen Studie aus 2024 und analysieren die Veränderungen im Laufe der Jahre. Diese Untersuchung wurde in Zusammenarbeit mit der Hochschule RheinMain und der Universität Mannheim durchgeführt.

Die Demografie der Studienteilnehmenden sieht wie folgt aus:

Die Mehrheit der Teilnehmenden stammt aus klein- bis mittelständischen Unternehmen. Im Jahr 2024 haben nur knapp halb so viele Unternehmensvertreter*innen teilgenommen wie im Jahr 2022 (145 im Jahr 2024 gegenüber 345 im Jahr 2022). Zudem haben 91% der befragten Unternehmen ihren Sitz in Deutschland.

Die Barrieren und ihre Häufigkeit

Eine erfolgreiche Digitalisierung des Personalwesens (HR) wird durch verschiedene Hindernisse erschwert. Die Studie identifizierte zwei Hauptbarrieren, die sich gegenseitig verstärken. Erstens fehlt es an personellen Ressourcen (Mittelwert 4, der seit 2022 nicht angestiegen ist), da HR-Abteilungen oft nicht genügend qualifiziertes Personal haben, um die Digitalisierung voranzutreiben. Zweitens herrscht Zeitmangel (Mittelwert 4, der in den letzten zwei Jahren um 0,1 gestiegen ist), da die vorhandenen Mitarbeiter*innen bereits mit dem Tagesgeschäft und anderen Projekten ausgelastet sind. HR-Abteilungen müssten bereit sein, andere Aufgaben zurückzustellen oder weniger Zeit dafür aufzuwenden, um sich auf die Digitalisierung zu konzentrieren. Durch die stetig bleibende Zustimmung kann man erkennen, dass diese Hindernisse nicht ausreichend beachtet und dem entgegengewirkt werden. 

Obwohl finanzielle Mittel ebenfalls als Barrieren genannt werden (Mittelwert 3,1, nicht angestiegen seit 2022), liegt das Problem eher in der Verfügbarkeit geeigneter Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt. Ebenfalls haben Unternehmen Schwierigkeiten, Personen mit den erforderlichen digitalen Kompetenzen zu finden (Mittelwert 3,3, um 0,2 angestiegen seit 2022). Der Aufbau solcher Fähigkeiten erfordert Zeit, und aufgrund des hart umkämpften Arbeitsmarktes sind HR-Digitalisierungsexperten bei vielen Unternehmen sehr gefragt. Ebenfalls kann man hier feststellen, dass die Hindernisse entweder ein gleichbleibendes oder noch ein größeres Problem geworden sind.

Neben Ressourcen und Kompetenzen werden auch die Organisationsstruktur und die Unternehmenskultur als Barrieren genannt (Mittelwert jeweils 3,3, um 0,2 angestiegen seit 2022). Bestehende Strukturen und eine starre Unternehmenskultur erschweren eine schnelle und agile Veränderung sowie das Experimentieren mit neuen digitalen Ansätzen.

Eine weitere auffällige Herausforderung ist die fehlende oder unklare Zieldefinition (Mittelwert 3,5, seit 2022 um 0,5 angestiegen). Hier ist der Anstieg um einen halben Punkt sehr auffällig und zeigt eine Negativentwicklung dieses Bereichs auf. Ohne klare Ziele ist es schwierig, Prioritäten zu setzen und eine erfolgreiche HR-Digitalisierung zu erreichen. Interessanterweise werden diese Barrieren häufig von HR-Mitarbeiter*innen und -Führungskräften identifiziert, während Geschäftsführer*innen und Personalleiter*innen sie weniger häufig benennen.

Zusätzlich herrschen ausgeprägte Datenschutzbedenken (Mittelwert 3,1, um 0,1 angestiegen seit 2022), da HR mit personenbezogenen Daten arbeitet und daher besonders sensibel und stets rechtskonform vorgegangen werden muss.

Die Sicherheit digitaler Systeme kann durch Datenschutzerklärungen gewährleistet werden. Bei Applysia legen wir besonderen Wert auf die Datensicherheit unserer Kund*innen. Mit unserer DSGVO-konformen Software gewährleisten wir ein rechtssicheres Datenmanagement. Durch die Anonymisierung der Nutzer*innen sowie die automatische Löschung der Daten sorgen wir für maximalen Datenschutz. Darüber hinaus befinden sich alle unsere Serverstandorte in Deutschland und sind nach ISO 27001 zertifiziert.

Eine überraschende Erkenntnis, die in der letzten Studie auch schon festgestellt wurde, ist, dass ein bremsender Betriebsrat nur von einem Viertel der Befragten genannt wird (Mittelwert 2,5, Anstieg um 0,1 seit 2022). Dies widerlegt die häufige Annahme, dass Betriebsräte die Digitalisierung durch Bedenken behindern würden. 

Personelle und zeitliche Barrieren werden öfter von HR-Mitarbeiter*innen und HR-Führungskräften wahrgenommen als von Geschäftsführenden und Personalleiter*innen. Dies könnte daran liegen, dass die im HR-Bereich tätigen Mitarbeiter*innen mehr Kontakt mit diesem Bereich haben und Geschäftsführende hingegen mehr Kontakt mit anderen Bereichen haben und dieses Problem dadurch nicht wahrnehmen.

Zudem ist die strategische Priorisierung von großer Bedeutung, da sie bei knappen Ressourcen erfolgsentscheidend sein können. Als Basis sind dadurch klare HR-Digitalisierungsziele notwendig und die Zahlen bestätigen das Problem der mangelnden Zielsetzung. Zusammengefasst erfordert eine erfolgreiche HR-Digitalisierung klare Ziele, strategische Priorisierung und Überwindung von personellen, zeitlichen und organisatorischen Barrieren. Dabei spielen finanzielle Mittel, Datenschutz und Betriebsrat eine geringere Rolle als oft angenommen.

KI und ihre Einführungskriterien

KI ist ein immer relevanter werdendes Thema, auch im HR-Bereich. In der Untersuchung von 82 Unternehmen, die KI bereits einsetzen oder dies planen, lag der Fokus auf den Einführungskriterien von KI im HR-Bereich. Besonders hervorzuheben sind dabei Datensicherheit und der Schutz der Privatsphäre, die mit einem Mittelwert von 4,8 den höchsten Wert in der Studie erreichten. Ob diese Priorität aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO oder aus eigenem Antrieb gesetzt wird, bleibt unklar. Transparenz und Verständlichkeit der KI-Lösungen werden von 94% der Befragten als essenziell erachtet, da transparente Algorithmen und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse das Vertrauen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden erheblich fördern.

Weitere wichtige Kriterien, die von etwa 80% der Befragten beachtet werden, umfassen die Integration des Wissens der HR-Mitarbeitenden in den Prozess, um sicherzustellen, dass die KI-Systeme sowohl technisch ausgereift als auch praktisch relevant sind. Der Umgang mit Ängsten vor Jobverlust durch klare Kommunikation und Schulungsangebote sowie die Wahrnehmung von Fairness durch Mitarbeitende und externe Bewerbende spielen ebenfalls eine bedeutende Rolle. Die Studie zeigt, dass die Beachtung dieser Aspekte positiv ist, jedoch könnte der Mangel an eigenständig arbeitenden Teams und Experimentierfreude die langsamen Fortschritte erklären.

Die aktuell eingesetzten Technologien im Recruiting

Im Rahmen der aktuellen Studie wurde der Einsatz von Technologien im Recruiting genauer untersucht. Befragt wurden 94 Personen, die den Technologieeinsatz in der Personalbeschaffung und -auswahl beurteilen konnten. Die Technologien wurden in der Reihenfolge des typischen Recruitingprozesses abgebildet, beginnend mit der Erstellung von Stellenanzeigen bis hin zur automatischen Erstellung von Arbeitsverträgen. Es zeigte sich, dass Videokommunikationstools wie Zoom, Teams und Webex bei 85% der Unternehmen für die Bewerberinteraktion genutzt werden. Diese Tools haben sich im Zuge der Covid-19-Pandemie etabliert und werden weiterhin intensiv im Recruiting eingesetzt.

Andere Technologien sind weniger verbreitet. So nutzen 32% der Unternehmen Künstliche Intelligenz (KI) zur Gestaltung attraktiver Stellenanzeigen, während 26% CV-Parsing zur automatisierten Dateneingabe in Bewerberdatenbanken einsetzen. Automatisierte Online-Assessments werden von 17% der Unternehmen verwendet, und 14% nutzen KI, um passende und potenziell wechselbereite Kandidaten auf Social-Media-Plattformen zu identifizieren. Darüber hinaus setzen 12% der Unternehmen KI ein, um Stellenanzeigen auf den passenden Jobbörsen und Kanälen auszuspielen, und 11% haben Chatbots für die Bewerberinteraktion etabliert.

Technologieansätze wie Alexa-Skills, also KI-basierte Programme, die auf sprachliche Eingaben reagieren, um z.B. Aufgaben zu erledigen oder Informationen bereitzustellen, werden von keinem der befragten Unternehmen genutzt. Insgesamt zeigt die Studie, dass während Videokommunikationstools weit verbreitet sind, andere fortschrittliche Technologien im Recruiting noch nicht flächendeckend eingesetzt werden. Technologien wie KI und automatisierte Systeme haben zwar Einzug in den Recruitingprozess gehalten, werden jedoch von weniger als einem Drittel der Unternehmen genutzt. Dies deutet darauf hin, dass es noch erhebliches Potenzial für die weitere Digitalisierung und Automatisierung im Recruiting gibt.

Zusammenfassung

Der heutige Artikel ist ein Update zu unserem vorherigen Blogpost zur Studie vom Personalmagazin und befasst sich mit den Herausforderungen der Digitalisierung in Unternehmen. Gemeinsam betrachten wir die Ergebnisse der aktuellen Studie und analysieren die Veränderungen im Laufe der Jahre. Diese Untersuchung wurde in Zusammenarbeit mit der Hochschule RheinMain und der Universität Mannheim durchgeführt.

Die erfolgreiche Digitalisierung des Personalwesens (HR) wird durch verschiedene Hindernisse erschwert, die Studie identifizierte zwei Hauptbarrieren, die sich gegenseitig verstärken. Erstens fehlt es an personellen Ressourcen (Mittelwert 4), da HR-Abteilungen oft nicht genügend qualifiziertes Personal haben, um die Digitalisierung voranzutreiben. Zweitens herrscht Zeitmangel (Mittelwert 4), da die vorhandenen Mitarbeiter*innen bereits mit dem Tagesgeschäft und anderen Projekten ausgelastet sind. Obwohl finanzielle Mittel ebenfalls als Barrieren genannt werden (Mittelwert 3,1), liegt das Problem eher in der Verfügbarkeit geeigneter Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt. Viele Unternehmen verfügen zwar über die finanziellen Ressourcen, um zusätzliche HR-Mitarbeiter*innen einzustellen, haben jedoch Schwierigkeiten, Personen mit den erforderlichen digitalen Kompetenzen zu finden.

Neben Ressourcen und Kompetenzen werden auch die Organisationsstruktur und die Unternehmenskultur als Barrieren genannt (Mittelwert jeweils 3,3). Bestehende Strukturen und eine starre Unternehmenskultur erschweren eine schnelle und agile Veränderung sowie das Experimentieren mit neuen digitalen Ansätzen. Eine weitere auffällige Herausforderung ist die fehlende oder unklare Zieldefinition (Mittelwert 3,5). Ohne klare Ziele ist es schwierig, Prioritäten zu setzen und eine erfolgreiche HR-Digitalisierung zu erreichen. Interessanterweise werden diese Barrieren häufig von HR-Mitarbeiter*innen und -Führungskräften identifiziert, während Geschäftsführer*innen und Personalleiter*innen sie weniger häufig benennen. Datenschutzbedenken (Mittelwert 3,1) und ein bremsender Betriebsrat (Mittelwert 2,5) werden ebenfalls als Barrieren genannt, jedoch weniger häufig.

Zusammengefasst zeigt die Studie, dass die erfolgreiche Digitalisierung des HR-Bereichs klare Ziele und die strategische Priorisierung benötigt. Außerdem ist die Überwindung von personellen, zeitlichen und organisatorischen Barrieren erfordert. Finanzielle Mittel, Datenschutz und Betriebsrat spielen eine geringere Rolle als oft angenommen. Die Ergebnisse verdeutlichen, dass es noch erhebliche Herausforderungen gibt, die angegangen werden müssen, um die Digitalisierung im HR-Bereich voranzutreiben.