Anforderungsanalysen und -profile

Die Anforderungsanalyse und das daraus resultierende Anforderungsprofil stellen die Grundlage für die berufsbezogene Eignungsdiagnostik dar. Nach einer ersten Einführung in die DIN 33430 und dessen Bedeutung für einen validen Auswahlprozess im Rahmen der Eignungsbeurteilung, ergibt sich nun die Frage, wie ein Beurteilungsprozess gemäß der DIN-Anforderungen aufgebaut wird. Im Folgenden erklären wir Dir, wie Du ein valides und aussagekräftiges Auswahlverfahren aufbaust und was Du dabei berücksichtigen musst.

Inhalt

Anforderungsanalysen

Anforderungsanalyse: was ist das?

Eine Anforderungsanalyse ist eine systematische Analyse der erforderlichen Eignungsmerkmale für die erfolgreiche Ausübung einer Tätigkeit. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Beruf, ein Studium oder eine Ausbildung handeln. Auch absehbare zukünftige Veränderungen einer Tätigkeit müssen berücksichtigt werden, auf die eine Person entsprechend reagieren können muss, sodass sie auch in Zukunft erfolgreich beschäftigt sein kann. Das Ergebnis einer Anforderungsanalyse ist das Anforderungsprofil. 

Anforderungsanalysen in der Personaldiagnostik: Was Du berücksichtigen solltest

Um die Eignung von Kandidat*innen zu beurteilen, müssen zuvor drei Ebenen im Rahmen einer Anforderungsanalyse berücksichtigt werden. Eine Anforderungsanalyse sollte die folgenden Aspekte aufgreifen:  

  1. Die Anforderungen, die direkt auf die erfolgreiche Ausübung einer Tätigkeit bezogen sind

Dazu zählen die Fähigkeiten, Fertigkeiten, Kenntnisse und andere erfolgsrelevante Eignungsmerkmale, die eine Person haben muss, um einen Beruf erfolgreich meistern zu können. In der Literatur findet man in diesem Zusammenhang häufig die Abkürzung KSAO (“knowledge”, “skills”, “abilities”, “other characteristics”). 

  1. Motivationspotenzial einer Tätigkeit

Damit eine Person nicht nur befähigt, sondern auch motiviert ist eine Tätigkeit auszuüben, müssen die Interessen, Bedürfnisse, Werthaltungen und Motivstrukturen einer Person mit der Tätigkeit übereinstimmen. 

  1. Zukünftige Entwicklung einer Tätigkeit

Eine Anforderungsanalyse sollte sowohl den Status-Quo der Anforderungen erfassen als auch die zukünftigen Entwicklungen des Unternehmens berücksichtigen. Absehbare Veränderungen in den Bereichen Technik, Wirtschaft, Gesellschaft und interne Organisationsstrukturen solltest Du in der gegenwärtigen Anforderungsanalyse aufnehmen. Weisst Du beispielsweise zum jetzigen Zeitpunkt, dass die Stelle als Marketing-Manager*in bald auch vemehrt in Sales-Prozesse eingebunden wird, wäre es sinnvoll, Merkmale wie Verhandlungskompetenzen in die Anforderungsanalyse mit aufzunehmen. Sind die Veränderungen (noch) nicht benennbar, kann Dir die Erhebung allgemeiner Merkmale, die auf eine Veränderungsbereitschaft abzielen, helfen (z.B. Persönlichkeitsmerkmale wie “Offenheit für Neues” oder kognitive Fähigkeiten wie “Lernfähigkeit und -motivation”).

Im Rahmen der Eignungsbeurteilung werden Eignungsmerkmale erhoben, die zuvor in der Anforderungsanalyse als erforderlich identifiziert wurden. Eignungsmerkmale werden laut der DIN 33430 in drei Kategorien unterteilt: Qualifikationsmerkmale, Kompetenzen und Potenziale. 

  • Qualifikationen meinen (Fach-)Wissen und Fähigkeiten, die durch formale (Schule oder Ausbildung) oder informelle (z.B. Arbeitszeugnisse, Referenzen) Dokumente nachweisbar sind. 
  • Kompetenzen sind gelernte und wiederholbare Verhaltensweisen, die für die erfolgreiche Bewältigung einer Tätigkeit relevant sind (z.B. Führungskompetenz). Besonders relevant könnten Kompetenzen für Personen sein, die bereits in einem ähnlichen Beruf tätig waren oder für Personen, die ohne weitere Qualifizierung eine Tätigkeit aufnehmen möchten.
  • Potenziale beziehen sich primär auf Personen, die im Vorfeld noch keine Erfahrungen mit dem Tätigkeitsfeld gemacht haben. Sie benötigen dann weitere Schritte zur Qualifizierung (z.B. Fortbildung, Einarbeitung). Hier wird ermittelt, ob die Person sich die nötigen Eignungsmerkmale aneignen kann, um erfolgreich in der Tätigkeit zu sein.

Spezifische Zielpositionsanalysen

Eine Anforderungsanalyse im Rahmen einer Eignungsbeurteilung (z.B. Assessment Center) wird meistens für eine spezifische Zielposition angefertigt. Um eine Anforderungsanalyse durchzuführen, gibt es drei Aspekte, auf die man die Anforderungsanalyse stützen kann:

  • Aufgaben und Ergebnisse

Das Ziel dieses Vorgehens ist es, den Arbeitsinhalt anhand der Aufgaben zu beschreiben. Dafür wird die Zielposition zunächst in Aufgabengruppen und in die damit verbundenen Tätigkeiten und Arbeitsergebnisse aufgeschlüsselt. Je nach Komplexität der Zielposition kann eine bis zu dreistellige Zahl von Einzeltätigkeiten beschrieben werden. Diese Einzeltätigkeiten werden dann von Expert*innen (z.B. Vorgesetzten) beurteilt (beispielsweise nach ihrer Schwierigkeit und Häufigkeit oder der Bedeutung für die Gesamttätigkeit). Danach können mittels einer statistischen Auswertung die Antworten nach ihrer Bedeutsamkeit in Aufgabengruppen gruppiert werden. Um Daten sinnvoll zu kombinieren werden sie meistens einfach gewichtet. Mehr dazu findest Du hier

  • Verhalten

Das Verhalten beschreibt den Prozess zum Arbeitsergebnis (“Wie kommt es zu einer guten Leistung? Wie wird eine spezifische Aufgabe erledigt?”). Dafür kannst Du beispielsweise ein strukturiertes Fragebogenverfahren, das mögliche Arbeitsweisen einer Tätigkeit beschreibt, anwenden. Je nach Zielposition ergeben sich verschiedene Verhaltensweisen für die Tätigkeit. Daraus entsteht dann ein zielpositionsspezifisches Verhaltensprofil. Alternativ kann man die sogenannte Methode der kritischen Ereignisse (Critical Incident) anwenden. Hier werden Fachexpert*innen mit realitätsnahen Fragen konfrontiert, die auf eine Reflexion des eigenen Verhaltens abzielen. Eine Frage lautet beispielsweise: : “Denken Sie an ein Beispiel für das Arbeitsverhalten einer*s Mitarbeiter*in, das eine besonders effektive oder ineffektive Arbeitsweise veranschaulicht. Beschreiben Sie die Situation und das fragliche Verhalten möglichst konkret” (Höft & Schuler, 2014, S. 79). Durch die Kooperation mit dem ROC Institut, ist es ganz einfach mit Applysia Zugriff auf hunderte Anforderungsprofile zu erhalten, die ebenfalls mittels der Methode der kritischen Ereignisse erhoben wurden. Mit wenigen Klicks kannst Du die Profile für Führungskräfte für dein Assessment Center oder dein Interview nutzen.

  • Eigenschaften

Hier stehen die Eignungsmerkmale (oder Eigenschaften) im Vordergrund. Ziel dieses Vorgehens ist es, die erfolgsrelevanten Fähigkeiten und Eigenschaften zu identifizieren (z.B. Rechenfähigkeit, Führungskompetenz, Teamfähigkeit). Du bestimmst, welche Eignungsmerkmale eine Relevanz für die Zielposition haben. Dabei ist es wichtig, auf theoretisch fundierte und empirisch gut untersuchte Konstrukte (Eignungsmerkmale) zu achten. Eignungsmerkmale können beispielsweise auch in Kombination mit einer vorangegangenen aufgaben- und ergebnisorientierten Anforderungsanalyse bestimmt werden. So werden für die identifizierten Aufgabengruppen die Relevanz von verschiedenen Eigenschaften und deren Ausprägung bestimmt. 

Wie leite ich die Eignungsmerkmale für meine Anforderungsanalyse richtig ab?

Es gibt in der Literatur drei verschiedene Wege, die man für die Bestimmung der Eignungsmerkmale wählen kann. Darunter: 

  1. Die erfahrungsgeleitet-intuitive Methode: Expert*innen bestimmen auf der Grundlage einer Beobachtung der Tätigkeit die Anforderungen, die für eine befriedigende Arbeitsleistung erforderlich sind. 
  2. Die arbeitsplatzspezifisch-empirische Methode: Die Eignungsmerkmale werden mithilfe einer wissenschaftlichen Untersuchung identifiziert. Dazu können Interviews, Fragebögen, Beobachtungen und viele weitere Methoden herangezogen werden. Hier ist es besonders wichtig, dass Du verschiedene Perspektiven berücksichtigst. So kannst du beispielsweise nicht nur Manager*innen und direkte Vorgesetzte nach den Anforderungen befragen, sondern auch Mitarbeiter*innen. Die individuellen Erfahrungen können hierbei von Organisationsmerkmalen (z.B. männliche Führungskräfte) und spezifischen Kulturrahmen (z.B. nur Mitarbeiter*innen ohne Migrationshintergrund) geprägt sein.
  3. Die personbezogen-empirische Methode: Bei dieser Methode werden besonders erfolgreiche Mitarbeiter*innen mit weniger erfolgreichen Mitarbeiter*innen verglichen. Die sich unterscheidenden Merkmale gelten dann als die erforderlichen Eignungsmerkmale. Oftmals werden auch wissenschaftliche Studien (“kriteriumsbezogene Validierungsstudien”) analysiert, die die Zusammenhänge zwischen Eignungsmerkmalen und Berufserfolg identifizieren. 

Festlegung der notwendigen Ausprägungsgrade der Eignungsmerkmale

Wie bereits erwähnt sind nicht nur die erforderlichen Eignungsmerkmale zu bestimmen, sondern auch deren Ausprägungsgrade. Die dahinterliegende Frage ist immer: Wie stark muss ein Merkmal X ausgeprägt sein, sodass eine erfolgreiche Arbeitsleistung gelingen kann? Bei dem Merkmal “Intelligenz” ist beispielsweise zu bestimmen, ob ein Wert von 100 schon ausreichend ist, oder ob ein Wert von 115 erforderlich ist. Bei messtheoretisch fundierten Tests und Fragebögen spricht man in diesem Sinne von Cut-off Werten. Diese Werte können beispielsweise von Expert*innen bestimmt werden. Mehr dazu findest Du hier.

Informationen in einem Anforderungsprofil zusammenführen

Wenn Du mittels unterschiedlicher Methoden erfolgreich Informationen über die Anforderung gesammelt hast, musst Du diese in einem Anforderungsprofil zusammenfassen.

Anforderungsprofile

Anforderungsprofil: was ist das?

Das Anforderungsprofil ist das Ergebnis einer Anforderungsanalyse. Es beinhaltet alle Eignungsmerkmale samt ihrer erforderlichen Ausprägungsgrade, die für eine erfolgreiche Arbeitsleistung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz nötig sind. Anforderungsprofile können beispielsweise für ein Aufgabenfeld, eine Ausbildung, ein Studium oder einen Beruf angefertigt werden. Laut der DIN 33430 gelten alle “Qualifikationen, Kompetenzen, Potenziale und berufsbezogene Interessen, Bedürfnisse, Werthaltungen, Motive und andere Merkmale einer Person” als Eignungsmerkmale (DIN, 2016, S. 7). Ein Anforderungsprofil darf jedoch nur Eignungsmerkmale enthalten, die für die erfolgreiche Ausübung einer Tätigkeit auch tatsächlich relevant sind. Man spricht dann von “anforderungsrelevanten Eignungsmerkmalen” (DIN, 2016, S. 19).

Wie erstelle ich ein Anforderungsprofil?

Bei der Beurteilung von Kandidat*innen entsteht ein Eignungsprofil. Dieses Profil ist ein “Ist-Profil” und wird nach der Beendigung der Eignungsbeurteilung mit dem Anforderungsprofil (dem “Soll-Profil”) verglichen.

Eignungsmerkmale konkret beschreiben

Beobachter*innen (bei Verhaltensbeobachtungen und -beurteilungen und/oder Interviews) müssen die konkreten Eignungsmerkmale, die bei der Beurteilung relevant sind, kennen und wissen, wie sich das jeweilige Verhalten eines Merkmales ausdrückt. Eine Herausforderung für Beobachter*innen besteht darin, die Eignungsmerkmale verhaltensnah zu beschreiben, sodass diese auch wirklich beobachtet werden können. Die konkreten Verhaltensweisen, die für ein Merkmal stehen, solltest Du dann ebenfalls im Anforderungsprofil einfügen. Man spricht von “Operationalisierung” eines Merkmals, wenn man konkrete, beobachtbare und messbare Verhaltensweisen einem Merkmal zuweisen kann. Diese operationalisierten Verhaltensweisen werden Verhaltensanker genannt. Abstrakte Begriffe, wie “Belastbarkeit” oder “soziale Kompetenz” sollten daher durch Verhaltensanker genauer beschrieben werden. Grund dafür ist, dass jede*r Beobachter*in diese Begriffe anders interpretiert. Auf diese Weise kann keine valide Eignungsbeurteilung stattfinden.

Beispiel
Ein wünschenswertes Merkmal für eine*n Marketing-Manager*in könnte beispielsweise “Belastbarkeit” sein. Um herauszufinden, ob ein*e Kandidat*in belastbar ist, könntest Du eine Rollensimulation planen. Zeigt sich die*der Kandidat*in beispielsweise “ruhig in herausfordernden Situationen” während der Rollensimulation, könnte man davon ausgehen, dass sie*er belastbar ist. In diesem Falle ist die Ruhe in herausfordernden Situationen ein Verhaltensanker des Merkmals “Belastbarkeit”.

In wissenschaftlichen Artikeln werden Eignungsmerkmale auch “Konstrukte” genannt. Der Name deutet schon darauf hin, dass die Eignungsmerkmale (z.B. Belastbarkeit) konstruiert und erfunden werden. Sie können nicht direkt beobachtet oder gemessen werden, weswegen sie “Indikatoren” brauchen, die sie beschreiben. In unserem Beispiel oben ist die “Ruhe in herausfordernden Situationen” ein Indikator für das Eignungsmerkmal (oder Konstrukt) “Belastbarkeit”.

Es werden meistens drei Abstraktionsebenen unterschieden: Ein abstraktes Eignungsmerkmal wird durch verhaltensnahe Operationalisierungen beschrieben. Diese können wiederum durch konkrete Verhaltensbeobachtungen beobachtbar sein.

Abstrakte Eignungsmerkmale und die verhaltensnahe Operationalisierung sind die Ergebnisse der Anforderungsanalyse. Die konkrete Verhaltensbeobachtung findet erst statt, wenn die Verfahren zur Beurteilung ausgewählt wurden (Beispiel: In einem Rollenspiel kann beobachtet werden, ob die*der Kandidat*in “den Teilnehmer*innen zuhört und auf die Sorgen anderer eingeht”). Diese Konkretisierungen sind nur beispielhaft im Anforderungsprofil aufzuführen und müssen nicht 1:1 bei den Kandidat*innen auftreten. 
Bei den Verhaltensankern (wie z.B. “Kann auch in herausfordernden Situationen die Ruhe bewahren”) sind kultursensible Besonderheiten zu berücksichtigen. In machen Kulturräumen können bestimmte Verhalten anders von Kandidat*innen und Beobachter*innen interpretiert werden. Die gewählten Verhaltensanker müssen daher auf die Zielgruppe abgestimmt werden. 

Zusammenfassung

Anforderungsanalysen stellen die Grundlage für eine valide Eignungsbeurteilung und -beobachtung dar. Die DIN 33430 formuliert die Qualitätsstandards für Anforderungsanalysen und sieht eine Erhebung der Anforderungen sowohl für die aktuelle Tätigkeit, dessen Motivationspotenzial als auch für zukünftige Entwicklungen vor. In einer Anforderungsanalyse werden die erforderlichen Eignungsmerkmale (Qualifikationen, Kompetenzen und Potenziale) analysiert, die zu einer erfolgreichen Arbeitsleistung führen. Da Anforderungsanalysen für eine spezifische Zielposition entworfen werden, gilt es sowohl die Aufgaben und Ergebnisse, das Verhalten sowie die Eigenschaften zu beschreiben, die die Position erfordert. Um dies zu tun, kann man verschiedene wissenschaftlich fundierte Methoden anwenden (die erfahrungsgeleitet-intuitive Methode, die arbeitsplatzspezifisch-empirische Methode oder die personbezogen-empirische Methode). Nach der Bestimmung der erfolgsrelevanten Merkmale, sollten ebenfalls ihre Ausprägungsgrade mittels Cut-off Werten festgelegt werden. Alle Merkmale samt ihrer Ausprägungsgrade werden dann im Anforderungsprofil zusammengeführt.
Anforderungsprofile ergeben sich demnach aus der Anforderungsanalyse. Sie stellen das Soll-Profil der*des idealen Kandidat*in dar und werden mit dem Ist-Profil nach der Eignungsbeurteilung verglichen. Eine Herausforderung besteht darin, die Eignungsmerkmale verhaltensnah zu beschreiben, sodass diese wirklich beobachtet werden können. Diese Konkretisierung nennt man Operationalisierung und sie sorgt dafür, dass Verhaltensanker beschrieben werden. Die Verhaltensanker werden in beispielhaften Verhaltensweisen konkretisiert. Die Verhaltensanker weisen manchmal kultursensible Besonderheiten auf, die berücksichtigt werden und entsprechende Schulungen für Beobachter*innen geplant werden müssen.

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