Die Norm der Eignungsdiagnostik

Eine Einführung in die DIN 33430

“Ein Team ist immer nur so stark, wie sein schwächstes Glied”. Egal ob Startup, Mittelstand oder Großkonzern – eine gute Personalauswahl führt alle Unternehmensarten und -größen zum Erfolg. Personaler*innen stellen sich dabei täglich der Herausforderung, ein möglichst kompetentes und hochqualifiziertes Team zusammenzustellen. Dabei berücksichtigen sie die Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten, Interessen und Motive, die eine Position oder ein Beruf beansprucht und gleichen es mit denen der Kandidat*innen ab. Daraus ergibt sich die Relevanz eines qualitativ hochwertigen Auswahlprozesses. 

Seit Jahrzehnten werden die Erkenntnisse aus dem nationalen und internationalen Raum zusammengetragen, um eine optimale Eignungsdiagnostik beschreiben zu können. Die daraus entstandene Norm für Eignungsdiagnostik wird in der DIN 33430 zusammengefasst. Hier ist alles, was Du darüber wissen musst:

Eignungsdiagnostik beschreibt das Vorgehen zur Prüfung der Eignung von Kandidat*innen für eine Position oder einen Beruf. Der Prozess wird in der Praxis häufig auch “Personalauswahl” genannt, wobei Eignungsdiagnostik sich auch auf die Beurteilung und Einschätzung der Eignung von bestehenden Mitarbeiter*innen bezieht.

Wer hat die Norm entwickelt?

Die Entwicklung der DIN 33430 wird von dem privaten Verein des Deutschen Instituts für Normung (DIN) vorangetrieben. Das DIN wird als nationale Normungsorganisation sowie

als nationale Vertretung in internationalen Normungsorganisationen anerkannt.

Der Prozess der Normentwicklung ist kein staatliches Anliegen, sondern ein freiwilliges Interesse für Angehörige des Kreises der Eignungsdiagnostik. Die Organisation des Normungsprozesses liegt demnach bei dem DIN, der Inhalt wird von unabhängigen Dritten geliefert. Ein Ausschuss aus interessierten Kreisen entscheidet dann, welche Normen gelten, um sicherzustellen, dass die Normen für die Allgemeinheit gelten und nicht etwa parteiisch (beispielsweise bestimmte Unternehmens- oder Arbeitnehmergruppen) sind. Um die DIN 33430 zu entwickeln, waren unter anderem Vertreter*innen des öffentlichen Dienstes (Bundeswehr, Bundesagentur für Arbeit), der Wirtschaft (Konzerne wie Lufthansa oder die Deutsche Telekom) sowie der Wissenschaft (z.B. die RWTH Aachen) beteiligt.
Der tatsächliche Entwicklungsprozess läuft dabei von Anfang an transparent und für die Öffentlichkeit sichtbar ab. Auf diese Weise wird bereits die Absicht und das Ziel der Norm klar kommuniziert. Bevor eine Norm veröffentlicht wird, wird ein Normentwurf (“Gelbdruck”) veröffentlicht, gegen den “Einspruch” erhoben werden kann. Dieser wird wiederum vom Ausschuss geprüft, bevor eine modifizierte Fassung der DIN-Norm veröffentlicht wird.

Nutzen und Anwendungsbereiche der aktuellen DIN 33430 für Eignungsdiagnostik

Die DIN 33430 formuliert Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik und dient: 

• „Anbietern von Dienstleistungen (organisationsinterne und -externe Auftragnehmer im Sinne dieser Norm) als Leitfaden für die Planung und Durchführung von Eignungsbeurteilungsprozessen;
• Auftraggebern in Organisationen als Maßstab zur Ausschreibung von Dienstleistungen sowie der Bewertung externer Angebote im Rahmen berufsbezogener Prozesse der Eignungsbeurteilung;
• Personalverantwortlichen bei der Qualitätssicherung und -optimierung von Personalentscheidungen;
• dem Schutz der Kandidat*innen vor unsachgemäßer oder missbräuchlicher Anwendung von Verfahren zu Eignungsbeurteilungen”

(DIN, 2016, S. 5).

Daher hilft die Norm, Informationen zu Eignungsfeststellungsverfahren auf wissenschaftlicher Grundlage zu verbreiten. Außerdem trägt sie zur beruflichen Weiterentwicklung und zum sinnvollen Einsatz von Eignungsfeststellungsverfahren bei. Sie wird außerdem für kontinuierliche Verbesserungsprozesse der Eignungsbeurteilung herangezogen. Durch die DIN können Fehlentscheidungen und die daraus resultierenden negativen wirtschaftlichen, sozialen und persönlichen Folgen für die Organisation und alle Betroffenen vermieden werden.

Die DIN kann in verschiedenen Bereichen der Eignungsdiagnostik angewendet werden: 

• “die Planung von berufsbezogenen Eignungsbeurteilungsprozessen;
• die Auswahl, Zusammenstellung, Durchführung und Auswertung von Verfahren;
• die Interpretation der Verfahrensergebnisse und die Urteilsbildung;
• die Anforderungen an die Qualifikation der an Eignungsbeurteilungsprozessen beteiligten Personen” 

(DIN, 2016, S. 6). 

Die drei Säulen der Eignungsdiagnostik der DIN 33430

Prozess:

Zu Beginn des Prozesses müssen die*der Auftraggeber*in und die*der Dienstleister*in einen Auftrag bestimmen. Dieser wird am Ende kritisch reflektiert und die Zielerreichung geprüft. Unter dem Abschnitt “Evaluation” werden sowohl die klassischen Gütekriterien Zuverlässigkeit (Reliabilität) und Gültigkeit (Validität) als auch die Kosten-Nutzen Relation der Verfahren analysiert. 

Vor jeder Eignungsbeurteilung wird eine Anforderungsanalyse erstellt. Das Ergebnis der Anforderungsanalyse ist ein Anforderungsprofil, welches die nötigen Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten des Berufes oder der Position erfasst. Sobald das Profil erstellt wurde, beginnt die Planung. Hier entscheiden Eignungsdiagnostiker*innen über die Verfahren, die zur Eignungsbeurteilung eingesetzt werden. Diese Verfahren sollten stets so gewählt werden, dass die Merkmale des Anforderungsprofils erfasst werden können. Ist das geforderte Merkmal beispielsweise “Führungskompetenz” bietet sich ein Rollenspiel mit entsprechender Führungsrolle zur Beurteilung an. Eignungsdiagnostiker*innen haben einen umfassenden Überblick über die Gesamtheit der Verfahren und der Ergebnisse wissenschaftlicher Studien und sind daher qualifizierte Fachleute, um die Auswahl und Reihenfolge zu treffen. 

Bei der Planung werden sämtliche inhaltliche und organisatorische Fragen zur Prozessgestaltung geklärt: Wie werden Kandidat*innen angesprochen? Wie gelangt man zu der Auswahl? Wie werden die Ergebnisse festgehalten und kommuniziert? Die DIN 33430 betont vor allem Objektivität, Transparenz als auch Fairness gegenüber Kandidat*innen mit eingeschränkten Fähigkeiten (z.B. Behinderungen). 

Die Durchführung der Eignungsbeurteilung kann heutzutage auch computer- und internetgestützt ablaufen. Digitale Tools vereinfachen viele bislang noch analoge Prozesse und unterstützen Eignungsdiagnostiker*innen und Personaler*innen bei der Auswahl der passenden Kandidat*innen gemäß der DIN 33430. Ein solches Tool bietet Applysia. Die auf wissenschaftlicher Basis fundierte Software gemäß der DIN-Norm digitalisiert den kompletten Auswahlprozess und ermöglicht eine moderne Eignungsbeurteilung. 

Ein wichtiger Aspekt für eine gute Eignungsbeurteilung wie es die DIN vorsieht, ist eine gründliche Dokumentation des Prozesses. Dabei ist der Datenschutz ebenfalls von großer Bedeutung und auf keinen Fall zu vernachlässigen. Es gilt alle Schritte der Eignungsbeurteilung sowie alle vor und nachgestellten Prozesse zu dokumentieren. Darunter fallen: 

• der zwischen Auftraggeber und Dienstleister abgestimmte Auftrag
• die Vorhergehensweise zur Ermittlung des Anforderungsprofils
• die Kernelemente des Anforderungsprofils
• die ausgewählten Verfahren und deren Reihenfolge
• die Zuordnung der Verfahren zu den Eignungsmerkmalen (z.B. einer Anforderungs-Übungs-Matrix)
• die Anweisungen für die Kandidat*innen
• die Ergebnisse für eignungsdiagnostisch relevante Fragen (z.B. Interviews oder Beobachtungen)
• die Beobachtungen und Beurteilungen aller Beobachter*innen (oder Assessor*innen)
• Abweichung von dem vorhergesehenen Ablaufplan (z.B. Störungen durch Dritte, zusätzliche Hilfestellung für Kandidat*innen)
• die Regeln zur Ergebnisintegration der erhobenen Informationen zu einem Urteil
• das Ergebnis der Eignungsbeurteilung

Verfahren:

Die zweite Säule stellen die Qualität der Verfahren dar. In der DIN 33430 werden fünf verschiedene Kategorien von Verfahren unterschieden: 

• Dokumentenanalyse (z.B. Analyse und Einordnung von Zeugnissen und Lebenslauf)
• Verhaltensbeobachtung und -beurteilung (z.B. Assessment Center, Rollenspiele)
• Direkte mündliche Befragung (z.B. Interview)
• Messtheoretisch fundierte Fragebögen (z.B. Persönlichkeitsfragebogen)
• Messtheoretisch fundierte Tests (z.B. Intelligenztests)

Für jedes Verfahren müssen laut der DIN 33430 Handhabungshinweise (bei Tests “Manual”, bei Interviews “Leitfaden”, bei Assessment Centern: Ablaufpläne, Skripte für Rollenspiele, Bewertungsregeln, Verhaltensanker, Regeln zur Zusammenführung unterschiedlicher Informationen) existieren. Für Fragebögen und Tests müssen zusätzlich Verfahrenshinweise (Informationen für die Beurteilung der Qualität der Tests / Fragebögen) vorliegen. Sie sind in der DIN in den Anhängen A und B zu finden.

Laut der DIN sollten nur Verfahren eingesetzt werden, die für die spezifische Eignungsbeurteilung zielführend ist. Dementsprechend ist kein Verfahren per se “DIN-konform”, da die Konformität immer in Bezug zu den in Frage stehenden Anforderungen zu beurteilen ist. Die DIN ist eben eine Prozess-Norm – und keine Produktnorm. Nichtsdestotrotz kann ein Verfahren nicht mit den DIN-Regeln übereinstimmen, wenn es den formulierten Anforderungen an das Verfahren nicht gerecht wird.

Personen:

Die Personen stellen die letzte der drei Säulen dar. Unter Personen werden in der DIN 33430 drei Qualifikationsprofile verstanden:

• Eignungsdiagnostiker*innen 
• Beobachter*innen, die an der Verhaltensbeobachtung und -beurteilung beteiligt sind (z.B.: Assessor*innen)
• Beobachter*innen, die an direkten mündlichen Befragungen beteiligt sind (z.B.: Manager*innen, direkte Vorgesetzte)

Jedem dieser Qualifikationsprofile werden “Qualifikationselemente” unterstellt. Damit sind die spezifischen Kenntnisse gemeint, die diese Personen besitzen müssen, um erfolgreich ihre Rolle ausüben zu können. Dazu gehören beispielsweise Kenntnisse über “Selbstdarstellungsstrategien”. Zudem sind Praxiserfahrungen ein wichtiger Aspekt, den die DIN für Eignungsdiagnostiker*innen vorsieht. Diejenigen Personen, die lediglich das Fachwissen und die fachlichen Qualifikationen der Kandidat*innen beurteilen sollen (z.B. direkte Vorgesetzte) benötigen keine spezifischen Qualifikationselemente.

Der Nutzen der DIN 33430

Wer sich jetzt fragt, wie die DIN für einen individuellen Prozess für die Beurteilung unterschiedlicher Kandidat*innen angewendet werden kann und ob die DIN die Besonderheiten der Einzelfälle außer Acht lässt, ist nicht alleine. Die Befürchtungen, die DIN würde zu einer Vereinheitlichung der Eignungsdiagnostik abzielen, sind jedoch unbegründet. Ziel der DIN ist es, den Prozess der Eignungsbeurteilung transparenter zu machen und einen einheitlichen Qualitätsstandard zu bieten, an dem sich Auftraggeber*innen orientieren können.

Somit ist die Vorgehensweise nach der DIN 33430 zugleich spezifisch und standardisiert. Denn einerseits beruhen die Inhalte der DIN auf dem aktuellen Forschungsstand und liefern daher ein hohes Maß externer Standards, andererseits ist die Vorgehensweise gemäß der DIN 33430 für jede Organisation und jeden Beurteilungsprozess individualisierbar. Mit der vorangestellten Anforderungsanalyse werden die Prozesse auf die Einzelfälle angepasst, sodass ein flexibler und individueller Beurteilungsprozess samt vielfältigen Verfahrensoptionen erfolgen kann. Eine Vorhergehensweise nach der DIN 33430 garantiert nur einen Qualitätsstandard der eingesetzten Verfahren. 

Qualitätsstandards

Qualitätsstandards in der Eignungsdiagnostik sind von großer Bedeutung. In der Praxis werden häufig “schnelle” Methoden zur Personalauswahl herangezogen, die oftmals jedoch nicht die nötigen Qualitätsanforderungen besitzen, um langfristige Ziele (Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung) zu erreichen. Es erscheint sinnvoll in manchen Fällen zusätzliche Qualitätsstandards für die Eignungsdiagnostik hinzuzuziehen. In erweiterten Kultur- und Sprachräumen besitzt die DIN beispielsweise keine detaillierten Informationen (hier können z.B. die International Guidelines for Translating and Adapting Tests, ITC, 2005 eingesetzt werden). Entscheidet man sich gänzlich gegen die Qualitätsstandards der DIN 33430, darf man kein DIN-konformes Vorgehen für sich in Anspruch nehmen und anbieten. 

Die Qualität der Verfahren ist für den Erfolg von Eignungsbeurteilungen ausschlaggebend.

Die Zielerreichung der Eignungsbeurteilung im Rahmen der Personalauswahl und -entwicklung ist eng mit qualitätssichernden Maßnahmen gekoppelt. Sie beschreiben alle Maßnahmen, die im Kontext des Qualitätsmanagements herangezogen werden, um Qualitätsmängel zu beseitigen oder Optimierungsansätze durchzuführen. Die Qualitätsanforderungen müssen nach der DIN 33430 überprüfbar sein. Sie lauten unter anderem: 

• die Ergebnisse einer Anforderungsanalyse müssen vorhanden sein
• die Eignungsmerkmale müssen durch verhaltensnahe Beschreibungen konkretisiert werden
• es dürfen nur die Verfahren eingesetzt werden, die einen deutlichen Mehrwert für die Eignungsprüfung aufweisen
• zu jedem Verfahren müssen die Handhabungshinweise vorliegen

Im Rahmen der kritischen Würdigung des Vorgehens nach Abschluss des Auftrages, prüfen Auftraggeber*innen und Dienstleister*innen, ob die Qualitätsanforderungen erfüllt worden sind und ob Verbesserungsmaßnahmen sinnvoll wären.

Neben individuellen und den Einzelfall betreffenden Qualitätsmerkmalen, gibt es allgemeine qualitätssichernde Maßnahmen, die die DIN 33430 vorsieht: 

• Konkrete Definition der Qualität einschließlich messbarer Kriterien
• Nachweisliche Kommunikation der Qualitätsdefinition gegenüber allen Personen, die für die Qualität verantwortlich sind
• systematische Qualifizierung der beteiligten Personen
• strukturierte Abläufe, mit klarer Regelung der Zuständigkeiten und Verantwortungen
• Dokumentation nach innen und außen
• Lenkung der Dokumente und Daten (z.B. Kennzeichnung, wer welches Dokument wann erstellt hat)
• systematische Datenerfassung
• hochwertiger Datenschutz und Datensicherung

• systematische Datenanalyse
• Kontrolle der Wirtschaftlichkeit
• regelmäßige Evaluation/kontinuierliche Überprüfung der Qualität
• regelmäßiger Vergleich der eigenen Vorgehensweisen mit Vorgehensweisen anderer Organisationen (Benchmarking)

Fazit

Die DIN 33430 ist eine Prozessnorm zur Normierung der Prozesse für die Eignungsdiagnostik. Sie bildet Leitplanken für die Qualitätssicherung und -optimierung von Verfahren und ist auf jede Organisation und jedes Berufsfeld anwendbar. Sie kombiniert die aktuellen Ergebnisse aus der Wissenschaft mit Handlungsempfehlungen für die Praxis, um einen qualitativ hochwertigen Prozess zur Eignungsbeurteilung zu garantieren. Die DIN 33430 besteht aus Forderungen für Prozesse, Verfahren und Personen, die für die Eignungsbeurteilung zuständig sind. Der gesamte Ablauf der Eignungsbeurteilung, von der Auftragsannahme über die Planung der Prozesse bis zur Durchführung und Evaluation, ist laut der DIN zu dokumentieren. Dabei musst Du die Ergebnisqualität dauernd überprüfen, um Verbesserungsmaßnahmen vornehmen zu können.