Wie Personalberatungen dem Fachkräftemangel mit einer kompetenten Personalauswahl entgegenwirken können

Inhalt

• Warum gerade jetzt eine richtige Personalauswahl ausschlaggebend ist 
• Die Aufgaben und Vorgehensweise von Personalberatungen
• Eingesetzte Verfahren in Personalberatungen für die Personalauswahl
• Digitale Lösungen für Personalberatungen bei der Personalauswahl

Warum gerade jetzt eine richtige Personalauswahl ausschlaggebend ist

Die Sorge wegen des zunehmenden Fachkräftemangel wächst und wächst. Laut des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMI) sehen 55 Prozent der Unternehmen den Fachkräftemangel als Bedrohung. Sowohl der demographische Wandel als auch die Corona Pandemie, die seit 2020 die Wirtschafts- und Arbeitswelt auf den Kopf gestellt hat, haben in den letzten Jahren massiv zum Ungleichgewicht zwischen dem Arbeitgebermarkt und dem Arbeitnehmermarkt beigetragen. Den KOFA-Berechnungen zufolge ergibt sich für das Jahr 2018 eine Engpassquote von ca. 80 Prozent für Fachkräfte und Spezialist*innen. Besonders Branchen, die abhängig von qualifiziertem Fachpersonal sind (z.B. MINT-Bereiche), leiden unter den Konsequenzen. Viele Organisationen kommen mit ihren Personalressourcen selbst an die Grenzen und sind somit verstärkt auf die Hilfe von externen Personalberatungen angewiesen. Aktuell sind aufgrund der Corona-Pandemie beispielsweise 93% mehr HR-Stellen entstanden als zuvor. 

Diese Unternehmen greifen vermehrt auf das Angebot von Personalberatungen und Executive-Search-Unternehmen zurück (teilweise auch Headhunter genannt), um die vakanten Stellen mit Fachkräften zu besetzen. Dabei unterstützen Personalberatungen sowohl mittelständische Organisationen als auch Großunternehmen unter anderem bei der Personalauswahl. Sie werden zwar klassischerweise für die Beschaffung von Fach- und Führungskräften beauftragt, unterstützen Unternehmen aber immer mehr bei der Besetzung von Stellen außerhalb des Management-Bereiches (bspw. bei Fachkräften wie Projektmanager*innen oder den gefragten IT-Spezialist*innen).

Die Aufgaben und Vorgehensweise von Personalberatungen

Bei der Personalberatung handelt es sich um eine Dienstleistung, die von ausgebildeten Fachleuten angeboten wird. Die Unternehmen übernehmen eine unterstützende Funktion und können mehrere Kunden gleichzeitig bei ihrer Zielerreichung verhelfen. Personalberater*innen haben umfangreiche und vielseitige Aufgaben. Die Aufgabenfelder erstrecken sich von der personnel selection and development bis zum Employer Branding und Personalmarketing. Auch Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit einschließlich einer effektiven Personalkommunikation oder Strategieplanung, Bedarfsplanung und IT-Transformationsberatung sind zusätzliche Dienstleistungen und gehören zu ihren täglichen Tätigkeiten. Kern-Dienstleistung ist aber die Vermittlung von Kandidat*innen. Personalberatungen konzentrieren sich oftmals auf die Direktsuche (Executive Search) von Arbeitnehmer*innen für die Besetzung von vakanten Positionen. 

Dabei betreiben sie entweder direkt Active Sourcing (z.B. aktives Rekrutieren von Kandidat*innen mittels Telefonanrufen o.ä.) oder greifen auf einen Kandidatinnenpool bzw. Kandidatenpool zurück. Bei der Besetzung der einzelnen Stelle, gibt es dann die sogenannten “Longlist”: hier sammeln Personalberater*innen Informationen über potenziell passende Kandidat*innen aus dem Active Sourcing-Prozess bzw. aus dem Kandidat*innenpool. Sie gibt also einen Überblick über alle Kandidat*innen und wurde noch nicht ganz konkret angepasst. 

Die Longlist ist von der “Shortlist” zu unterscheiden. Die Shortlist beinhaltet lediglich die Kandidat*innen, die in die enge Auswahl für das jeweilige Unternehmen kommen. Ihr Profil stimmt mit den Anforderungen des Unternehmens überein und wird daher von Personalberater*innen in der Shortlist gesondert aufgelistet. Die Shortlist wird dann von den Personalberatungen an die Unternehmen weitergegeben. Das Dossier enthält alle wichtigen Dokumente über die Kandidat*innen, wie z.B. den Lebenslauf. Auf diese Weise erhalten Unternehmen nur diejenigen Kandidat*innenprofile, die wirklich zu ihrem Unternehmen passen könnten. Die Unternehmen entscheiden dann auf Basis der Shortlist mit welchen Kandidat*innen sie den Prozess weiterführen möchten. 

Personalberatungen sind aufgrund der Vielzahl an Mandaten für unterschiedliche Stellen besonders an vielfältigen Profilen interessiert. Unterschiedliche Unternehmensarten, -größen, -branchen erfordern alle unterschiedliche Kandidat*innen mit unterschiedlichen Profilen. Ein breiter Kandidatinnenpool bzw. Kandidatenpool ist daher in solchen Fällen sehr wichtig. Hier können universelle Kompetenzmodelle hilfreich sein. Diese Modelle stellen die vorhandenen und benötigten Kompetenzen einander gegenüber und ermöglichen so eine passgenaue Auswahl. Bei universellen Kompetenzmodellen sind die Anforderungen zielgruppenunabhängig, das heißt, dass sie allgemein einsetzbar sind. Universell bedeutet demnach, dass sie für Fach- und Führungskräfte auf den unterschiedlichsten Hierarchiestufen und in verschiedenen Branchen genutzt werden können. Somit ergibt sich eine ökonomische Anwendung und eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Handhabung. 

Durch die Kooperation mit dem ROC Institute können in Applysia positionsspezifische Interviewleitfäden, die auf einem universellen Kompetenzmodell basieren, eingesetzt werden. Da die Konzeption und Anpassung eines Interviewleitfadens sehr zeitaufwändig sein kann, bietet Applysia nun eine einfache und schnelle Lösung, um die relevanten Informationen über Kandidat*innen zu erfassen.

Eingesetzte Verfahren in Personalberatungen für die Personalauswahl

Im Rahmen des Such- und Auswahlprozesses prüfen die Personalberatungen die fachlichen, persönlichen, soziokulturellen Fähigkeiten und Merkmale von Kandidat*innen. Die Vorentscheidung von Personalberatungen bringt den Vorteil mit sich, dass die Dokumente und Daten objektiv erhoben und geprüft werden können. Das am meisten eingesetzte Verfahren, um Kandidat*innen vorselektieren zu können, ist das Interview. Hier sollten die Personalberater*innen stets auf Augenhöhe mit den Kandidat*innen kommunizieren und ihnen ein Gefühl von Wertschätzung vermitteln. Neben den faktischen Daten (wie z.B. beruflicher Werdegang und vorherige Erfahrung) werden im Interview auch Erkenntnisse über soziale und fachliche Merkmale und Fähigkeiten erhoben. Das Anforderungsprofil wird dabei zuvor mit dem Unternehmen erstellt, um die relevanten positionsspezifischen Voraussetzungen zu erfassen. 

Wie bereits mehrere Studien klar belegen konnten, ist dabei die Struktur des Interviews sehr wichtig. Diese stellt sicher, dass auch nur die Informationen erhoben werden, die für das Unternehmen relevant sind. Zusätzlich wird vermieden, dass wichtige Informationen verloren gehen, indem der Interviewleitfaden ein “Gerüst” für das Gespräch darstellt und alle Kernfragen beinhaltet. 

Des Weiteren ist das Frage und Antwortformat wichtig. Mit offenen Fragen erhält man mehr Informationen über die Kandidat*innen als mit einem geschlossenen Frageformat. Sie ermöglichen es den Kandidat*innen sich frei auszudrücken und von ihren Erfahrungen und ihrer Meinung zu berichten. Auf diese Weise können auch Erkenntnisse über die Persönlichkeit gesammelt werden. Beispielsweise eignen sich Fragen wie “Können Sie mir ein Beispiel aus Ihrem Leben nennen, bei dem Sie Misserfolg erlebt haben und wie Sie damit umgegangen sind?”. 

Anders als bei herkömmlichen Bewerbungen wissen die Kandidat*innen nicht immer für welches Unternehmen sie in Erwägung gezogen werden. Sie bestimmen nur, für welche Position sie sich bewerben möchten und geben dementsprechend Informationen über sich preis. Personalberatungen haben mittels eines Mandates das (vertraglich festgelegte) Recht, im Namen der Organisation Kandidat*innen zu rekrutieren und zu selektieren. Im Rahmen des Interviews ist deshalb nur bedingt eine realistische Tätigkeitsvorschau möglich. Diese würden Personaler*innen oder Manager*innen des jeweiligen Unternehmens an die Kandidat*innen vermitteln, um ihnen eine glaubwürdige und realitätsnahe Einschätzung über ihre späteren Arbeitsfelder und Verantwortungsbereiche zu bieten. 

Digitale Lösungen für Personalberatungen bei der Personalauswahl

Personalberatungen tragen eine große Verantwortung für eine sorgfältige und passgenaue Rekrutierung und Vorselektion von Kandidat*innen und können zusätzlich für eine umfassende Personalentwicklung, Employer Branding und Personalmarketing sorgen. Sollten Personalberatungen keine gründlichen Arbeitsmittel oder -prozesse haben, fällt dies zulasten der Kunden (Unternehmen). Die Verfahren sollten daher valide, objektiv und zudem ökonomisch sein. 

Viele Personalberatungen setzen demnach vermehrt auf digitale Personalauswahlprozesse, die die Erstellung, Durchführung und Auswertung von Auswahlprozessen vereinfachen und validieren. Personalberatungen im ganzen DACH-Raum vertrauen auf Applysias professionelles und umfangreiches Leistungsangebot. Die digitale Software bietet Beratungsunternehmen die nötige Struktur und Inhalte, um Kandidat*innen richtig beurteilen zu können. Durch einen direkten Vergleich zwischen Kandidat*innen, einschließlich grafischer und tabellarischer Darstellung der Kandidat*innenprofile, wird der Prozess einfacher und gleichzeitig wird der Fit zwischen Unternehmen und Kandidat*innen erhöht. Personalberatungen können durch Applysia auf wissenschaftlich fundierter Basis eine valide Entscheidung über Kandidat*innen treffen. Aufgrund der benutzerfreundlichen Anwendung und des modernen Designs ist es unseren User so möglich, die wahren Potenziale für ihre Kund*innen einfacher zu erkennen und zu entwickeln. 

Alles rund um Applysia findest Du hier.