Interviews in der Personalauswahl

Interviews sind eine valide Methode der Personalauswahl und -entwicklung, die in der Praxis häufig Anwendung findet. Was dabei zu beachten ist, und wie Du dein Interview richtig gestaltest, um relevante Informationen über Deine Kandidat*innen herauszufinden, erklären wir Dir hier. 

Inhalt des Artikels:

• Interviews – Definition und Charakteristika
• Strukturierte Interviews – was bedeutet das?
• Dos and Don’ts bei Interviews
• Interviewmethode
• Interviewarten
• Zusammenfassung

Interviews – Definition und Charakteristika 

Das Interview (auch Eignungsinterview, Bewerbungsgespräch oder Einstellungsinterview genannt) ist ein weit verbreitetes und gut erforschtes Verfahren in der Personalauswahl. Mithilfe von Interviews sind verschiedene Rückschlüsse auf den Person-Organisation-Fit, the Cultural-Fit und den Job-Fit möglich. Bei allen Fits ist jeweils die Passung zwischen den Kandidat*innen und der Organisation gemeint: Passt die Person zur Organisation? Und passt die Organisation zur Person? Welche Wertvorstellungen hat die Person und sind diese kompatibel mit denen der Organisation? Passt der Beruf oder die Position zu der Person? 

Interviewer*innen können sich durch Interviews ein Bild von den Kompetenzen, Potenzialen und Qualifikationen der Kandidat*innen verschaffen. Gleichzeitig kannst Du die Informationen aus Interviews auch ergänzend nutzen, um Ergebnisse aus anderen Verfahren (z.B. einem Persönlichkeitsfragebogen) einzuordnen und zu verstehen.

Interviews sind unter anderem wegen ihrer hohen Akzeptanz bei Kandidat*innen und Personalverantwortlichen das am meisten eingesetzte Verfahren in der internen und externen Personalauswahl. Kandidat*innen schätzen an Interviews besonders die Möglichkeit, sich sowohl selbst vorstellen zu können, als auch selbst Informationen über die Organisation zu erhalten und die Chance zu bekommen, flexibel während des Gespräches auf die Gesprächspartner*innen Bezug nehmen zu können. Außerdem besitzen Interviews eine hohe Vorhersagekraft für den späteren Berufserfolg, weswegen sie als Personalauswahlmethode in den meisten Organisationen eingesetzt werden. Eine vor Kurzem veröffentlichte Metaanalyse von Sackett et al. (2021) zeigt, dass strukturierte Interviews eines der zuverlässigsten Verfahren sind, um Vorhersagen über den Berufserfolg von Kandidat*innen zu treffen. 

Wir erklären Dir, wie Du Interviews für Deinen Auswahlprozess am besten einsetzt, damit Du valide Ergebnisse erhältst, auf die Du Deine Entscheidungsfindung stützen kannst. 

Strukturierte Interviews – was bedeutet das?

Die Vorhersagekraft eines Interviews wird maßgeblich durch den Grad der Strukturierung und der Standardisierung beeinflusst. Structured Interviews zeichnen sich durch einen festgelegten Fragenkatalog aus, aus dem jedem*r Kandidat*in in möglichst vergleichbare Fragen gestellt werden. Dabei solltest Du konkrete Fragen mit einem offenen Antwortformat stellen, um die Kandidat*innen in keine Richtung zu lenken, sodass sie frei und unbeeinflusst in ihrer Antwortgestaltung sind. Suggestivfragen sind daher ausdrücklich unerwünscht. Interviews sind kein einfacher Smalltalk, sondern erfordern entsprechende professionelle Planung und Vorbereitung sowie eine Schulung der Interviewer*innen.

Studien zeigen, dass mit steigender Strukturierung eines Interviews eine high degree of Objectivity (d.h. die Übereinstimmung der Beobachter*innen) einhergeht. Auch bezüglich der Zuverlässigkeit (Validität) bietet ein höherer Strukturierungsgrad einen Mehrwert für eine zuverlässige Vorhersage von Ausbildungs- und Berufserfolg. Andere wissenschaftliche Befunde zeigen, dass in strukturierten Interviews eher Fachkenntnisse und Berufserfahrung erfasst werden, während in unstrukturierten Interviews eher Eignungsmerkmale wie emotionale Stabilität oder soziale Kompetenzen im Vordergrund stehen. Dabei ist zu beachten, dass das Interview nicht künstlich vollkommen standardisiert sein muss – es sollte nicht roboter-like sein. Es geht darum, durch die Struktur eine hohe Vergleichbarkeit der Kandidat*innen zu ermöglichen und situative (z.B. Zeit)  und Interviewer*innen bezogene Effekte (z.B. Bias) zu vermeiden. Studien haben gezeigt, dass eine hohe Strukturierung gut ist – aber wir keine extreme Strukturierung brauchen. 

Im Folgenden erklären wir Dir, was Du bei Interviews beachten solltest und wie Du am besten vorgehst.

Dos and Don’ts bei Interviews 

Einer der wichtigsten Punkte, die Du bei der Interviewdurchführung beachten solltest, ist die Anwendung derselben Vorgehensweise bei allen Kandidat*innen. Damit ist gemeint,  möglichst allen Kandidat*innen dieselben Umstände zu bieten: Du solltest daher die Bedingungen für die Interviews vorab festlegen und für alle Kandidat*innen (zumindest derselben Position) beibehalten. Beachte daher beispielsweise folgende Einflussgrößen: Präsenzinterviews oder Telefon-/Video-Format (Link nach unten), die Länge des Interviews, die Reihenfolge der Fragenblöcke, die Auswertung der Antworten (Link nach unten Anforderungsanalyse), etc. Erst wenn dieselben Bedingungen für alle Kandidat*innen gelten, kann ein fairer Interviewprozess stattfinden, der einen validen Vergleich der Ergebnisse zulässt und zu einer hohen Akzeptanz der Kandidat*innen führt.

Inhalte des Interviews auf berufsrelevanten Anforderungen basieren 

Allen Personalauswahlmethoden sollte eine positions- und unternehmensspezifische Anforderungsanalyse zugrunde liegen. Auf dieser Grundlage leitest Du berufsbezogene Fragen ab, die Du dann allen Kandidat*innen im Interview stellst. Das Ergebnis einer Anforderungsanalyse ist ein Anforderungsprofil, welches die Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften des*der gewünschten Kandidat*in bestmöglich beschreibt. Dafür ist es oft sinnvoll, Expert*innen aus den jeweiligen Fachabteilungen hinzuzuziehen und zu befragen. Durch die Verhaltensbeobachtung und die Protokollierung der Antworten während des Interviews können die Qualifikationen der Kandidat*innen erfasst und mit dem Anforderungsprofil verglichen werden.

Das Erstellen einer Anforderungsanalyse ist für ein professionelles und strukturiertes Interview unerlässlich, da es nicht nur die Grundlage für die Formulierung der Fragen ist, sondern gleichzeitig auch als Auswertungsinstrument dient. Diese Art “Schablone” solltest Du für die Bewertung und Interpretation der Kandidat*innen heranziehen, um eine möglichst objektive und faire Auswahl zu treffen und den*die Kandidat*in auszuwählen, der*die tatsächlich am besten zu der zu besetzenden Position passt, d.h. den größten Fit mit deinem Unternehmen aufweist.

Interviewleitfäden dienen der Strukturierung des Interviews 

Der nächste essentielle Schritt eines strukturierten Interviews ist die Erstellung eines Interviewleitfadens. Dieser gewährleistet, dass die relevanten Informationen bei allen Kandidat*innen durch entsprechende Fragen gesammelt werden können. Der Interviewleitfaden entlastet Dich als Interviewer*in, da die Fragen vorformuliert sind und Du Dich somit komplett auf die Antworten der Kandidat*innen konzentrieren kannst. Ein Interviewleitfaden umfasst dabei die Gesprächseinleitung, den Hauptteil des Gespräches und den Gesprächsabschluss. 

The Gesprächseinleitung beinhaltet eine Begrüßung, eine Erläuterung des Ablaufs und die Vorstellung der*des Interviewer*in und der Beobachter*innen. Darüber hinaus kannst Du hier bereits Informationen zu den Kandidat*innen sammeln, z.B. zur Motivation hinter der Bewerbung. 

Im Hauptteil des Gespräches sind die berufsrelevanten Eignungsmerkmale zu identifizieren. Hier kommen die Fragen, die auf der Anforderungsanalyse basieren, zum Einsatz. Dabei sollte jedes Eignungsmerkmal durch mehrere Fragen abgedeckt sein. Das Frageformat ist ebenfalls wichtig. Grundsätzlich bieten sich konkrete Fragen an, die mit einem offenen Antwortformat gestellt werden, da die Kandidat*nnen frei und gemäß ihrer Persönlichkeit und ihrem Empfinden antworten können. Ein offenes Antwortformat steigert gleichzeitig die Candidate Experience. Ebenso ist es erwünscht, gezielt Nachfragen zu stellen oder Kandidat*innen zur weiteren Erläuterung ihrer Antworten aufzufordern. Diese Fragen sollten gleichermaßen vorformuliert werden und einen Platz im Interviewleitfaden finden. 

Der Gesprächsabschluss besteht aus einem Hinweis über das weitere Vorgehen nach dem Gespräch und einer angemessenen Verabschiedung. Kandidat*innen erhalten im Optimalfall eine Ansprechperson für weitere Rückfragen und einen ungefähren Zeitraum, in dem sie mit einer Entscheidung rechnen können.

Einen genauen Aufbau eines Interviews gibt zum Beispiel das multimodale Interview vor. 

Voraussetzung für jedes Interview ist das Training der Interviewer*innen

Ein essentieller Grundbaustein eines erfolgreichen Interviews ist ein professionelles Training der Interviewer*innen. Als Interviewer*innen gelten die Personen, die nachweislich die Qualifikationen für die Interviewdurchführung besitzen bzw. gebührend trainiert worden sind. Diese sollten auf die spezifischen Interviewthemen vorbereitet sein und für die Handhabung von Interviewleitfäden, Frage- und Formulierungstechniken und die rechtliche Zulässigkeit der Fragen trainiert werden. Sowohl die theoretischen Kenntnisse als auch die praktische Umsetzung dieser Aspekte werden in sogenannten Interview-Trainings erlernt. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass die Interviewqualität nur durch regelmäßige Trainings und Schulungen sichergestellt werden kann und dass ein einzelnes Training allein dafür nicht ausreichend ist. 

Interviewmethode

Videointerview vs. persönliches Gespräch

Wie oben bereits erwähnt, solltest Du vorab klären, in welchem Format Du die Interviews durchführen willst. Dabei kannst Du zwischen Telefon-/Videointerviews oder Präsenzinterviews entscheiden. Interviews werden aufgrund der andauernden Corona-Pandemie vermehrt per Video (z.B. via Skype, Zoom, Microsoft Teams, etc.) geführt. Dabei wirst Du und Deine Kandidat*innen vor neuen Herausforderungen, aber auch neuen Möglichkeiten gestellt. Wichtig ist, dass Du alle Kandidat*innen mit derselben Interviewmethode beurteilst. Um einen fairen Auswahlprozess zu ermöglichen, solltest Du dich also vor dem Interview entscheiden, ob Du die Kandidat*innen für eine Position alle persönlich oder via Video-Gespräch interviewen möchtest.

The Advantages des Video-Interviews sind 

• Höhere Flexibilität in der Planung des Interviews (für Kandidat*innen und Beobachter*innen)
• Keine Reise- und Unterkunftskosten der Kandidat*innen
• Zeiteffiziente Methode um viele Kandidat*innen zu interviewen
• Höhere Natürlichkeit durch die gewohnte Umgebung

Allerdings haben Video-Interviews auch Nachteile: Sie werden häufig kritisiert, da die zwischenmenschliche und persönliche Einschätzung durch die Remote-Durchführung verloren gehen kann. Recruiter*innen bemängeln häufig die fehlende persönliche Interaktion mit den Kandidat*innen. Außerdem haben Kandidat*innen mit weniger technischer Erfahrung einen Nachteil bei Videointerviews. Die Technik vorab zu prüfen und einen Testlauf mit Kolleg*innen oder Bekannten zu führen ist daher oft hilfreich. 

Insgesamt sind Videointerviews eine moderne und sinnvolle Maßnahme, die sowohl für Kandidat*innen als auch für Personaler*innen angenehm und vorteilhaft ist. Mit Videointerviews kann der Bewerbungsprozess effizienter gestaltet werden, während das Employer Branding und die Candidate-Experience gleichzeitig verbessert werden.

Interviewarten 

Gruppeninterviews vs. Einzelinterviews

Ob Remote oder in Präsenz – Du hast außerdem die Wahl zwischen Gruppen- und Einzelinterviews. 

Einzelinterviews sind Vorstellungs- oder Einstellungsgespräche, bei denen mehrere Beobachter*innen eine*n Kandidat*in evaluieren. Kandidat*innen werden dann der Reihe nach (oft über mehrere Tage verteilt) eingeladen und in einem Gespräch auf ihre Kompetenzen und Fähigkeiten geprüft. Dabei kannst Du verschiedene Fragetypen stellen, um die gewünschten Merkmale so genau wie möglich zu erfassen. Beispielsweise können diese Frageformate eingesetzt werden: 

• verhaltensbeschreibende Fragen (“Wie gehen Sie in Konfliktsituationen mit Kolleg*innen um?”)
• definitorische Fragen (“Beschreiben Sie Ihr Verhalten in Konfliktsituationen mit Kolleg*innen” oder “Was verstehen Sie unter einer Konfliktsituation mit Kolleg*innen?”)
• biografie-orientierte Fragen (“Können Sie mir ein Beispiel aus einer zurückliegenden Situation nennen, bei der Sie einen Konflikt mit einer*m Kolleg*in hatten? Wie sind Sie damit umgegangen?)
• situative Fragen (“Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Konflikt mit einer*m Kolleg*in, weil diese*r Ihre Ideen in ihrer*seiner Präsentation übernommen hat, ohne Ihnen zuvor Bescheid zu geben. Wie verhalten Sie sich?”)

Ein Gruppeninterview ist eine kollektive Interviewmethode bei der mehrere Kandidat*innen gleichzeitig befragt und beurteilt werden. Dabei können viele Soft Skills beobachtet werden, wie beispielsweise: 

• Teamfähigkeit
• Durchsetzungsvermögen
• Führungsqualitäten
• Kommunikationsfähigkeit

Gruppeninterviews sind eine Methode, Kandidat*innen im direkten Vergleich zu beobachten. Durch das Gruppenformat erhältst Du Informationen von mehreren Kandidat*innen gleichzeitig und Du kannst ihre Kompetenzen direkt beurteilen. Beispielsweise wird Teamfähigkeit im Unternehmen eine immer wichtigere Kompetenz, die nicht aus Lebensläufen oder Anschreiben entnommen werden kann. Um diese zu erfassen, kann sich ein Gruppeninterview eignen.

In der Regel nehmen an Gruppeninterviews zwei bis fünf Kandidat*innen teil. Im Rahmen von Simulationsübungen (Rollenspielen, Fallstudien) oder Gruppendiskussionen beweisen sie ihre Teamkompetenzen und zeigen beispielsweise ihre Kommunikations,- Verhandlungs,- oder Durchsetzungsfähigkeiten.

Gruppeninterviews werden dennoch eher selten eingesetzt, um die Vertraulichkeit der Bewerbungen zu garantieren. Sie werden hauptsächlich aus zeitökonomischen Gründen eingesetzt, um etwa Kandidat*innen gemeinsam Informationen zur Bewerbung oder der offenen Stelle mitzuteilen. Zudem besteht das Risiko, dass es Interaktionen zwischen den Kandidat*innen gibt (also z.B. jemand die Gruppendiskussion sehr stark bestimmt während andere eher zurückhaltend sind) und dadurch die Vergleichbarkeit eingeschränkt wird. 

Zusammenfassung 

Interviews gelten insgesamt als eine der best erforschten Auswahlmethoden in der Personaldiagnostik. Dabei ist die Strukturierung des Interviews ausschlaggebend für die Zuverlässigkeit der Entscheidungen. Wichtig ist es, faire Bedingungen für alle Kandidat*innen zu schaffen, indem man Einflussgrößen wie das Interviewformat (Präsenz oder Videointerview), die Länge des Interviews und die Auswertungsform der Antworten für alle Kandidat*innen gleich hält. Für die angemessene und objektive Auswertung der Antworten dienen Anforderungsanalysen bzw. -profile. Durch einen Interviewleitfaden kannst Du außerdem sichergehen, dass Du alle relevanten Informationen bei allen Kandidat*innen erhebst. Voraussetzung für jedes Interview ist ein professionelles Training und die Vorbereitung der Interviewer*innen. Zudem  hast Du die Wahl zwischen Gruppen- und Einzelinterviews.